Koncile distingue deux types de champs à extraire :

• Champs généraux : présents une seule fois dans le document, comme la date, le nom du fournisseur ou le montant total.

• Champs répétés: apparaissent plusieurs fois, comme les lignes d’une facture (prix unitaire, description, champs en tableau, etc.).

Un modèle de document dans Koncile est une fiche qui indique quelles informations extraire automatiquement d’un type de document (facture, contrat, etc.).

L'application est organisée autour des modèles de documents qui sont visibles dans la barre latérale et sous forme de cartes lorsqu'on clique dans l'onglet Documents.

Un modèle de document peut être entièrement édité, modifié, complété et même généré par IA, dans l'interface Koncile.

En cliquant sur un modèle de document, vous retrouvez l'ensemble des fichiers que vous avez traités par ce modèle.

Koncile propose une bibliothèque de plus de 100 modèles de document prêts à l'emploi.

Vous pouvez créer un modèle de document vide pour ajouter les champs que vous souhaitez.

Vous pouvez aussi , en vous appuyant sur le contenu du document test.

Koncile est un outil de nouvelle génération pour l’extraction de données des documents. Nous allons au-delà de la technologie OCR traditionnelle. Il ne s’agit pas simplement de reconnaître des caractères, mais de transformer des données brutes et non structurées en contenus structurés et exploitables.

Notre plateforme est conçue pour tous les secteurs d’activité, et ne nécessite aucune formation pour être prise en main. Voici quelques exemples concrets de l’usage de Koncile au quotidien :

• Les comptables extraient automatiquement les montants hors taxes des factures. Découvrez notre OCR pour factures.

• Les responsables conformité récupèrent les données clés des clients pour accélérer les vérifications KYC. Découvrez notre OCR pour documents d’identité ou OCR pour relevés bancaires.

• Les acheteurs construisent des bases de données complètes à partir des articles listés dans les factures fournisseurs.

• Les responsables logistiques extraient les codes essentiels des bons de livraison pour les rapprocher des factures.

Vous pouvez créer ou personnaliser ce que nous appelons des “modèles d’extraction” : une liste flexible de champs à identifier dans n’importe quel type de document.

Chaque document qui entre dans l'outil peut être classifié selon le bon modèle, découpé et extrait. La donnée peut également faire l'objet d'enrichissement, de correction et de rapprochement avec une base de données.

Qu’est-ce qui fait la différence entre Koncile et les outils OCR classiques ?

Vous ne vous limitez pas à l’extraction. L’outil vous permet aussi de définir des règles, transformer les données et les analyser directement depuis l’interface.

Envie de découvrir le futur de l’extraction de données ? Essayez l’application et voyez par vous-même à quel point Koncile est puissant et simple d’utilisation.

Koncile offre la possibilité d’enrichir un document existant en important un ou plusieurs fichiers complémentaires, puis en sélectionnant le document d’origine à compléter.

Ces fichiers sont automatiquement fusionnés avec le document initial, qui est ensuite entièrement retraité par l’outil pour extraire les informations actualisées.

Utilisation de l'API

Lors de l’import d’un ou plusieurs fichiers, indiquez l’identifiant du document d’origine à compléter dans les paramètres de votre requête, via doc_id = the original document id.

Relancer l'extraction d'un document

Lorsque vous avez modifié un modèle de document, vous pouvez relancer l'extraction par l'IA en cliquant sur "Relancer".

Tous les champs seront remis à jour.

Relancer l'extraction de plusieurs documents

Dans la liste des documents d'un modèle, sélectionnez les fichiers à relancer, puis cliquez sur "Actions", puis "Relancer".

Crédits

Les pages relancées seront comptabilisées dans les crédits de votre compte.

Il n'est pas possible de relancer lorsque le modèle d'extraction n'a pas été modifié.

Par défaut, les documents sont conservés dans l'application. Si vous souhaitez les supprimer, sélectionnez les fichiers concernés dans la liste de documents d'un modèle, et cliquez sur "Actions", puis "Supprimer".

Chaque modèle de document comporte des limites techniques destinées à garantir des performances optimales lors de l’extraction des données.

Champs et instructions

• Champs généraux : 100 maximum

Extraire des données d'une facture PDF

Extraire des données de notes de frais et reçus

You can use the . Get started by installing the SDK using pip :

Start uploading file, following the page.

Vous avez chargé un document dans un modèle, et vous souhaitez le déplacer dans un autre modèle ?

Sélectionnez le fichier concerné, et cliquez sur "Attribuer à un autre modèle".

L'extraction sera relancée selon votre autre modèle de document cible, et les données d'extraction initiales seront supprimées.

Pour télécharger les données extraites structurées d'un document, cliquez sur ce document, puis sur les trois points en haut à droite de votre écran, puis "Télécharger les données extraites du document".

Le dossier zip téléchargé contient deux fichiers CSV : "general" contient les données générales apparaissant une seule fois dans votre document, et "lines" contient les données du tableau.

The swagger of the Koncile API is available at the following address:

You can generate your API key in the user settings of the application by following the path: Settings > API. Please note, this feature is only accessible to admin users.

Vous pouvez télécharger les données texte brutes extraite du document.

Cliquez sur un document, puis les trois points en haut à droite de l'écran, puis "Télécharger le contenu texte".

Un fichier .txt sera généré avec l'ensemble du contenu textuel du document.

Pour importer une pièce jointe par email dans l’application Koncile, utilisez votre adresse de transfert unique.

À noter

Chaque pièce jointe envoyée par email sera traitée comme un fichier distinct.

En revanche, si un PDF contient plusieurs documents, il sera tout de même traité comme un document unique.

Les documents seront automatiquement organisés grâce aux fonctionnalités de .

Après avoir créé votre modèle de document, importez un document pour qu'il soit extrait selon ce modèle.

Vous pouvez appliquer un formatage automatique à tout champ extrait, qu’il soit général ou de tableau.

Les formats pris en charge sont les suivants :

Comment choisir le format d'un champ ?

Lorsque vous créez un champ à extraire, utilisez le menu déroulant à droite de "Nom".

Pour chaque modèle de document, vous pouvez ajouter des instructions.

À quoi servent les instructions ?

Les instructions ou le contexte sont des informations que vous souhaitez donner à l'outil pour mieux extraire les données de vos documents.

Les instructions concernent-elles les champs généraux ou les champs de tableaux ?

Les instructions peuvent être données soit pour les champs généraux, soit pour les champs répétés. L'option est dans le menu contexte.

Des exemples d'instructions ?

Pour des champs généraux :

1. Les documents traités sont des factures d'énergie.

2. Prends bien en compte toutes les informations des annexes.

Pour des champs de tableau :

1. Ignore les lignes de total

2. Prends en compte uniquement les lignes qui concernent les produits achetés, ignore les lignes de transport.

3. Formate tous les pays extraits selon le format international en trois lettres. Ex: FRA

Tous les modèles de documents sont affichés dans la barre latérale.

Vous pouvez les organiser par dossier. La création de dossier est accessible via le bouton "Nouveau Dossier" dans la liste des modèles de documents.

Vous pouvez ensuite déplacer un modèle de document dans un dossier, en cliquant sur les trois points sur la carte du modèle, puis "Déplacer le modèle".

Vous choisissez ensuite le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer le modèle.

This example demonstrates how to use the Python requests library to integrate the Koncile API. The script illustrates the following steps:

1. File Upload: The file is sent to the API via a dedicated endpoint, along with the necessary parameters such as the extraction template and the folder ID.

2. Retrieval of the Task ID: Once the file is processed, the task ID generated by the API is used to track its status.

3. Task Processing Monitoring: A polling function periodically checks whether the task is completed before extracting the returned information.

Errors

Koncile uses conventional HTTP response codes to indicate the success or failure of an API request. In general: Codes in the 2xx range indicate success. Codes in the 4xx range indicate an error that failed given the information provided (e.g., a required parameter was omitted, a charge failed, etc.). Codes in the 5xx range indicate an error with Koncile's servers (these are rare).

Some 4xx errors that could be handled programmatically, with an error message that briefly explains the error reported.

Qu'est-ce que l'auto-classification ?

L’application Koncile permet de trier automatiquement les documents chargés dans l'application vers le bon modèle de document.

Depuis un compte administrateur, vous pouvez configurer les limites de sécurité quotidiennes et mensuelles. Une fois ces seuils atteints, l’extraction de nouvelles pages est automatiquement bloquée. L’application et l’API renverront alors un message d’erreur explicite.

Accéder aux limites de sécurité

Cliquez sur votre nom en bas à gauche de l'écran pour accéder aux paramètres de l'application.

Puis dans "Factures & Usage".

Modifiez ensuite vos limites par jour et par nombre de pages. Elles sont valables pour

Chaque modèle de document peut être modifié. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des champs généraux ou des champs de tableau.

File upload is a key step to initiate data processing in Koncile. This endpoint allows you to send files for analysis while specifying the necessary parameters, such as the folder identifier (folder_id) and the extraction template (template_id). Once the file is uploaded, the API returns a list of task IDs (task_ids), corresponding to the individual processes associated with your file.

Auto-classification is applied when the folder id or template id are left empty. Auto-classification will select the folder and templates that fit best the uploaded document. When auto-classification fails, the files have to manually be classified on the platform. Only use this feature if you are using both the api and the platform. For more information, check out the

The Tasks Retrieval feature of the Koncile API allows you to monitor the real-time status of tasks related to the processing of submitted documents. This feature is essential for integrating automated tracking into your workflows, ensuring optimal management of documents and extracted information.

When you submit a document to Koncile, it is processed in the background. Using the dedicated Tasks Retrieval endpoint, you can:

• Check the status of a specific task, whether it is completed (DONE), in progress (IN PROGRESS), duplicate (DUPLICATE), or failed (FAILED).

• Access general extracted information, such as dates, prices, and supplier names, through structured fields.

Administration & Paramètres

Setting up

The setting up of the webhook is made through the platform. You can only set up the web hook if you are a company administrator. This menu can be found in settings -> api.

Insert the url from your webhook, and test out your path. Once you have a working webhook, the setup is complete on koncile's side. You can move to the Webhook call segment to set up your receival endpoint.

You can use the Koncile API directly in your Bubble applications thanks to our plugin:

You'll need to create a Koncile account to be able to use the Bubble Plugin.

Step 1 - Post file

The plugin gives you access to API actions. To send a file for extraction, select the “Post file” action:

On your koncile app, you can access the koncile_ids of your folders and extraction templates:

Vous pouvez à tout moment mettre à niveau votre compte de démonstration en cliquant sur S'abonner dans la barre de navigation.

Tous les abonnements donnent accès aux deux modèles d'extraction : Koncile Pro (le plus puissant) et Koncile Lite (le plus économique).

📅 Abonnement mensuel

• Facturation mensuelle à la date de souscription

• Résiliable à tout moment, sans engagement

• Gérez votre abonnement dans Paramètres > Factures et Usage > Portail de facturation

• Si vous dépassez votre quota mensuel, des crédits supplémentaires sont facturés au tarif indiqué dans le tableau ci-dessous

📆 Abonnement annuel - faites des économies !

• Facturation unique au début de la période d’abonnement

• L’ensemble des crédits annuels est immédiatement disponible pour toute l’année

• Si vous dépassez votre quota annuel, des crédits supplémentaires sont facturés au tarif indiqué dans le tableau ci-dessous

• Les crédits sont valables uniquement pendant la durée de l’abonnement et ne peuvent pas être reportés au-delà du contrat

🔑 Comment fonctionnent les crédits

• 1 crédit = 1 page Koncile Pro

• 1 crédit = 2 pages Koncile Lite

• Rerun (relancer une page) : consomme le même nombre de crédits que l’extraction initiale

• Les crédits ne peuvent pas être reportés d’un mois ou d’une année sur l’autre

Exemple : avec la formule 500 crédits, vous pouvez traiter 500 pages Pro ou 1000 pages Lite (ou toute combinaison des deux).

👥 Utilisateurs et gestion d’équipe

• Chaque abonnement inclut 2 utilisateurs

• Utilisateurs additionnels : 5 €/mois (hors TVA)

💳 Facturation & TVA

• Tous les prix s’entendent hors TVA ou taxes locales applicables

• Les paiements sont effectués via notre partenaire Stripe, garantissant sécurité et fiabilité

• L’ensemble de vos factures est disponible dans le Portail de facturation accessible via Paramètres > Factures et Usage

Templates are created and managed within folders.

Create template

POSThttps://api.openai.com/v1/create_template/

Creates a template

Path parameters

template_id Integer Optional Logic for copying another template, using their template_id

Request body

folder_id Integer Required The id of the folder inside which the template is created

name String Required The name of the template to create, unique

desc String The description of the template to create

type String Spend accounts only Can be invoice, regular, or grid

Returns

The created object

Fetching template

GEThttps://api.openai.com/v1/fetch_template/{template_id}

Fetches all informations about a template, using the template_id

Path parameters

template_id Integer Required The id of the template to fetch

Returns

The object

Update template

PUThttps://api.openai.com/v1/update_template/{template_id}

Updates a template, using the template_id

Path parameters

template_id Integer Required The id of the template to update

Request body

name String

desc String

type String Spend accounts only Can be invoice, regular, or grid

Returns

The object

Delete template

DELETEhttps://api.openai.com/v1/delete_template/{template_id}

Deletes a template, using the template_id

Path parameters

template_id Integer Required The id of the template to update

override Boolean If True forces deletion. Default False

Template Object

id Integer

name String The name of the template

desc String A more detailled description of the template. Informations can have an impact on the document output.

type String Spend accounts only Can be invoice, regular, or grid

folder_id Integer The id from the folder the template is linked to

Fields to be extracted

Create field

POSThttps://api.openai.com/v1/create_field Creates a field to extract

Instructions are taken into account by Koncile to extract the general fields of the line fields.

Create instruction

POSThttps://api.openai.com/v1/create_instruction

Creates an instruction

Request body

template_id Integer Required The ID of the template to create the instruction in

content String Required The instruction's text

type String Required Defines whether instruction is targetting the fields extracted once (General fields) or for every line (Line fields)

Returns

The created object

Fetching instruction

GEThttps://api.openai.com/v1/fetch_instruction/{instruction_id}

Fetches all information about an instruction, using the instruction_id

Path parameters

instruction_id Integer Required The id of the instruction to fetch

Returns

The object

Update instruction

PUThttps://api.openai.com/v1/update_instruction/{instruction_id}

Updates an instruction, using the instruction_id

Path parameters

instruction_id Integer Required The id of the instruction to update

Request body

content String The instruction's text

type String Defines whether instruction is targetting the fields extracted once (General fields) or for every line (Line fields)

Returns

The object

Delete instruction

DELETEhttps://api.openai.com/v1/delete_instruction/{instruction_id}

Deletes an instruction, using the instruction_id

Path parameters

Instruction_id Integer Required The id of the instruction to update

Instruction Object

id Integer

content String The instruction's text

type String Whether the instruction has to be extracted once, or for every line. Can be "General fields" or "Line fields"

template_id Integer The id from the template the instruction is linked to

Folders hold the different types of documents and templates.

Create folder

POSThttps://api.openai.com/v1/create_folder

Creates a folder

Request body

Name String Required The name of the folder to create

Desc String A detailed description of the folder's purpose or content

Returns

The created object

Fetching folder

GEThttps://api.openai.com/v1/fetch_folder/{folder_id}

Fetches all information about a folder, using the folder_id

Path parameters

Folder_id Integer Required The id of the folder to fetch

Returns

The object

Update folder

PUThttps://api.openai.com/v1/update_folder/{folder_id}

Updates a folder, using the folder_id

Path parameters

Folder_id Integer Required The id of the folder to update

Request body

name String The name of the folder to update

desc String A detailed description of the folder's purpose or content to update

Returns

The object

Delete folder

DELETEhttps://api.openai.com/v1/delete_folder/{folder_id}

Deletes a folder, using the folder_id

Path parameters

folder_id Integer Required The id of the folder to delete

override Boolean If True forces deletion. Default False

Folder Object

id Integer

name String The name of the folder

desc String A detailed description of the folder's purpose or content

Pour obtenir la meilleure qualité d'extraction de champs, il peut être nécessaire d’ajouter vos propres champs personnalisés et/ou d’ajuster la description de certains champs.

Notre interface est conçue pour vous permettre d’interagir avec l’outil de la manière la plus simple possible : vous expliquez ce que vous attendez, et l’outil appliquera vos consignes sur le modèle d’extraction concerné.

Parlez à l’outil comme à un assistant

Utilisez des phrases naturelles, complètes, plutôt que du langage télégraphique. Par exemple, au lieu d’écrire simplement "prix total", dites "Additionner les prix de toutes les lignes".

N’hésitez pas à transmettre votre expertise métier : listes de fournisseurs, synonymes pour une même valeur, position habituelle des informations sur les documents, ou encore des règles spécifiques comme les codes commencent toujours par la lettre M, etc.

Formulez aussi des consignes générales qui permettent à l’outil de gérer les cas ambigus

Des lignes de service ou de produit peuvent apparaître deux fois de suite dans l’extrait. Il faut les extraire séparément, même si elles se ressemblent fortement. Toute ligne visible doit être extraite, y compris les doublons.

Chaque ligne extraite doit contenir un prix. Ne pas extraire de lignes sans prix.

Extraire uniquement les lignes de facturation. Ce sont des services facturés liés au transport international de marchandises. Chaque ligne doit toujours comporter un libellé et un prix. Ne pas inclure les en-têtes ni les totaux.

Toujours utiliser les mêmes unités et devises pour les montants et les prix.

Ajouter des exemples

Les exemples renforcent considérablement la qualité de l’extraction et permettent de formater les résultats selon vos besoins.

Nom : Description complète du service ou produit

Description : Par exemple : “Pré-acheminement HT”, “Frais de déménagement”, “frais de manutention/documentation export”, “Fret maritime”, “frais de sécurité AMS/ACI”, “Surcharge carburant pré-acheminement”,

Format : Texte

Nom : Référence de transport

Description : Pour les factures, il s’agit d’un numéro à 9 chiffres commençant par 61, situé tout à la fin. Pour les avoirs, c’est un code figurant après le numéro “page 1”, par exemple : “41A0234141”, “21A0620427”, “610156703”.

Format : Texte

Erreurs à éviter

Si l’outil rencontre des ambiguïtés, fournissez des consignes précises.

Nom : Montant net HT de la ligne

Description : S’il y a plusieurs montants sur la ligne, extraire le plus élevé. S’il y a plusieurs devises, privilégier les euros (EUR, €).

Format : Prix

Nom : Adresse du destinataire

Description : S’il y a plusieurs adresses, retenir celle liée à la référence de transport ayant la distance la plus élevée en km, ou sinon la dernière. Si une même adresse est valable pour plusieurs lignes, la répéter pour chaque sous-ligne. Ce champ est rarement vide.

Format : Texte

Nom : Date du document

Description : Même si le document est en français, la date peut apparaître au format américain (MM/JJ/AAAA). Attention à ne pas inverser le mois et le jour.

Format : Date

Exploitez l’intelligence de l’outil

L’outil peut enrichir, valider et reformater automatiquement les données extraites.

Nom : Pays émetteur

Description : Indiquez le code pays selon la norme ISO 3166.

Format : Texte

Nom : Catégorie de produit

Description : Catégoriser le produit parmi les options suivantes : fruits et légumes, céréales et légumineuses, produits laitiers, viandes, poissons et fruits de mer, matières grasses, produits sucrés, sel, eau, autres.

Format : Texte

Nom : Classification comptable

Description : Précisez s’il s’agit de dépenses fixes, variables, salaires, maintenance machines, frais bancaires, impôts, assurances, abonnements ou taxes locales.

Format : Texte

Nom : Code aéroport

Description : Fournir le code ICAO correspondant à l’aéroport mentionné.

Format : Texte

Nom : Résumé des conditions de transfert du bail

Description : Résumer en environ 20 mots les conditions de transfert du bail à un tiers, si applicable.

Format : Texte

Conseils supplémentaires

L’IA déteste le vide

Les modèles ont tendance à vouloir répondre à tout prix. Si vous souhaitez ignorer certaines lignes (comme celles d’une annexe), mieux vaut écrire une consigne du type Répondre “Annexe” plutôt que Ne pas extraire.

Mieux vaut catégoriser qu’exclure

Si une facture contient des lignes de détail, de résumé ou d’annexe que vous ne voulez pas exploiter, il est plus efficace de tout extraire et d’ajouter un champ de catégorisation multiple, avec des options comme : Ligne de facture, Ligne de sous-total, Ligne en annexe, Ligne de résumé, Ligne d’estimation, etc., afin de pouvoir trier les résultats facilement dans vos systèmes.

Koncile propose des modèles de documents prêts à l'emploi. Partez de ces modèles pour ensuite les modifier selon vos besoins.

Modèles en français

Administratif général

Pour exporter les données de plusieurs documents, sélectionnez les documents, puis cliquez sur "Actions", puis "Télécharger".

Ensuite, rendez-vous dans l'onglet Téléchargements de l'application.

Dès que votre export est prêt, il apparaît en haut de la liste des téléchargements.

La fonctionnalité « Générer avec l’IA » de Koncile vous permet de générer automatiquement des suggestions de champs à partir d’un document exemple.

L'outil va analyser le document de test et déduire les champs pertinents à extraire.

Fonctionnement de la fonctionnalité "Générez avec l'IA"

La fonctionnalité ne supprime pas de champs existants. Si vous avez déjà des champs existants, l'outil va créer de nouveaux champs complémentaires.

Elle ne peut être activée que lorsqu'un fichier test a été ajouté.

La fonctionnalité consomme 1 crédit de page.