Conseils de rédaction des prompts
Pour obtenir la meilleure qualité d'extraction de champs, il peut être nécessaire d’ajouter vos propres champs personnalisés et/ou d’ajuster la description de certains champs.
Notre interface est conçue pour vous permettre d’interagir avec l’outil de la manière la plus simple possible : vous expliquez ce que vous attendez, et l’outil appliquera vos consignes sur le modèle d’extraction concerné.
Parlez à l’outil comme à un assistant
Utilisez des phrases naturelles, complètes, plutôt que du langage télégraphique. Par exemple, au lieu d’écrire simplement "prix total", dites "Additionner les prix de toutes les lignes".
N’hésitez pas à transmettre votre expertise métier : listes de fournisseurs, synonymes pour une même valeur, position habituelle des informations sur les documents, ou encore des règles spécifiques comme les codes commencent toujours par la lettre M, etc.
Formulez aussi des consignes générales qui permettent à l’outil de gérer les cas ambigus
Des lignes de service ou de produit peuvent apparaître deux fois de suite dans l’extrait. Il faut les extraire séparément, même si elles se ressemblent fortement. Toute ligne visible doit être extraite, y compris les doublons.
Chaque ligne extraite doit contenir un prix. Ne pas extraire de lignes sans prix.
Extraire uniquement les lignes de facturation. Ce sont des services facturés liés au transport international de marchandises. Chaque ligne doit toujours comporter un libellé et un prix. Ne pas inclure les en-têtes ni les totaux.
Toujours utiliser les mêmes unités et devises pour les montants et les prix.
Ajouter des exemples
Les exemples renforcent considérablement la qualité de l’extraction et permettent de formater les résultats selon vos besoins.
Nom : Description complète du service ou produit
Description : Par exemple : “Pré-acheminement HT”, “Frais de déménagement”, “frais de manutention/documentation export”, “Fret maritime”, “frais de sécurité AMS/ACI”, “Surcharge carburant pré-acheminement”, “BUC – Bunker charge”, etc. Fournir le libellé complet, y compris les mesures et montants.
Format : Texte
Nom : Référence de transport
Description : Pour les factures, il s’agit d’un numéro à 9 chiffres commençant par 61, situé tout à la fin. Pour les avoirs, c’est un code figurant après le numéro “page 1”, par exemple : “41A0234141”, “21A0620427”, “610156703”.
Format : Texte
Erreurs à éviter
Si l’outil rencontre des ambiguïtés, fournissez des consignes précises.
Nom : Montant net HT de la ligne
Description : S’il y a plusieurs montants sur la ligne, extraire le plus élevé. S’il y a plusieurs devises, privilégier les euros (EUR, €).
Format : Prix
Nom : Adresse du destinataire
Description : S’il y a plusieurs adresses, retenir celle liée à la référence de transport ayant la distance la plus élevée en km, ou sinon la dernière. Si une même adresse est valable pour plusieurs lignes, la répéter pour chaque sous-ligne. Ce champ est rarement vide.
Format : Texte
Nom : Date du document
Description : Même si le document est en français, la date peut apparaître au format américain (MM/JJ/AAAA). Attention à ne pas inverser le mois et le jour.
Format : Date
Exploitez l’intelligence de l’outil
L’outil peut enrichir, valider et reformater automatiquement les données extraites.
Nom : Pays émetteur
Description : Indiquez le code pays selon la norme ISO 3166.
Format : Texte
Nom : Catégorie de produit
Description : Catégoriser le produit parmi les options suivantes : fruits et légumes, céréales et légumineuses, produits laitiers, viandes, poissons et fruits de mer, matières grasses, produits sucrés, sel, eau, autres.
Format : Texte
Nom : Classification comptable
Description : Précisez s’il s’agit de dépenses fixes, variables, salaires, maintenance machines, frais bancaires, impôts, assurances, abonnements ou taxes locales.
Format : Texte
Nom : Code aéroport
Description : Fournir le code ICAO correspondant à l’aéroport mentionné.
Format : Texte
Nom : Résumé des conditions de transfert du bail
Description : Résumer en environ 20 mots les conditions de transfert du bail à un tiers, si applicable.
Format : Texte
Conseils supplémentaires
L’IA déteste le vide
Les modèles ont tendance à vouloir répondre à tout prix. Si vous souhaitez ignorer certaines lignes (comme celles d’une annexe), mieux vaut écrire une consigne du type Répondre “Annexe” plutôt que Ne pas extraire.
Mieux vaut catégoriser qu’exclure
Si une facture contient des lignes de détail, de résumé ou d’annexe que vous ne voulez pas exploiter, il est plus efficace de tout extraire et d’ajouter un champ de catégorisation multiple, avec des options comme : Ligne de facture, Ligne de sous-total, Ligne en annexe, Ligne de résumé, Ligne d’estimation, etc., afin de pouvoir trier les résultats facilement dans vos systèmes.
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