Comment rédiger les descriptions des champs
Pour maximiser la qualité de l’extraction des champs que vous souhaitez, il peut être nécessaire d’ajouter vos propres champs personnalisés et/ou d’ajuster les descriptions de certains champs.
Notre interface de configuration vous permet d’interagir avec l’outil de la manière la plus simple possible. Vous expliquez ce dont vous avez besoin, et l’outil appliquera ces instructions de manière cohérente pour le modèle d’extraction concerné.
Certaines techniques et formulations peuvent améliorer l’efficacité de l'extraction.
Communiquez naturellement avec l’outil, comme si vous parliez à un assistant
Utilisez des phrases complètes : c’est plus efficace que d’utiliser un langage télégraphique. Par exemple, au lieu de dire somme prix
, écrivez Faites la somme des prix de toutes les lignes
.
Partagez votre expertise métier : fournissez des listes de fournisseurs, des noms multiples pour une même valeur à extraire, des emplacements typiques de certains éléments sur les pages, ou encore des règles spécifiques comme les codes commencent toujours par la lettre ‘M’
.
Soyez simple, concis et directif dans vos descriptions.
Ajoutez des instructions générales pour anticiper et résoudre les ambiguïtés
Voici quelques exemples d’instructions que vous pouvez utiliser :
Les lignes de service ou de produit peuvent apparaître deux fois de suite dans l’extraction. Assurez-vous d’extraire les deux lignes séparément, même si elles sont presque identiques. Chaque produit ou service visible doit être extrait, y compris les doublons.
Chaque ligne extraite doit inclure un prix. Ne renvoyez aucune ligne sans prix.
Seules les lignes de facturation doivent être extraites. Cela inclut les services facturés liés au transport international de fret. Notez qu’une ligne doit toujours contenir un libellé et un prix. N’incluez pas les lignes d’en-tête ou les lignes de total.
Les montants et les prix doivent toujours être retournés dans les mêmes unités et devises.
Ajouter des exemples
Les exemples améliorent considérablement la qualité des données extraites. Ils permettent également de mieux formater et structurer les données en fonction du modèle que vous avez défini.
Nom du champ : Description complète du service ou du produit
Description : Par exemple : “Pré-acheminement hors TVA”, “Frais de retrait”, “Frais de manutention/documentation export”, “Fret maritime”, “Frais de sécurité AMS/ACI”, “Surcharge carburant pré-acheminement”, “BUC – Surcharge bunker" ou tout autre libellé pertinent. Fournissez le détail complet de la ligne, y compris les mesures et les chiffres.
Format : Text
Nom du champ : Référence de Transport
Description : Pour les factures, il s’agit d’un numéro à 9 chiffres commençant par 61, situé tout à la fin de l’extraction. Pour les notes de crédit, c’est un code situé à la fin de l’extraction, après le numéro “page 1”. Exemples : “41A0234141”, “21A0620427”, “41A0236333”, “610156703”.
Format : Text
Indiquer les erreurs à éviter
Si l’outil génère une quelconque confusion, fournissez des instructions spécifiques pour les éviter.
Nom du champ : Montant Net de la Ligne hors TVA
Description : Si plusieurs montants sont présents sur cette ligne, extrayez le montant le plus élevé. Si les montants sont affichés dans plusieurs devises, privilégiez les euros (EUR, €).
Format : Prix
Nom du champ : Adresse du Destinataire
Description : S’il y a plusieurs adresses, fournissez celle correspondant à la référence de transport avec la plus grande distance en km ou, si elle n’est pas disponible, la dernière adresse. Si la même adresse s’applique à plusieurs lignes, répétez-la pour chaque sous-ligne. Remarque : ce champ est rarement vide.
Format : Text
Nom du champ : Date du Document
Description : Même si le document est rédigé en français, la date peut apparaître au format américain MM/JJ/AAAA. Faites attention à ne pas confondre le mois et le jour.
Format : Date
Exploitez l'intelligence de l'outil
L’outil peut effectuer des ajustements pour enrichir, valider et reformater les données capturées.
Nom du champ : Pays Émetteur
Description : Fournir le code du pays conformément à la norme ISO 3166.
Format : Text
Nom du champ : Catégorie de Produit
Description : Catégorisez le produit facturé selon la liste suivante : fruits et légumes, céréales et légumineuses, produits laitiers, viande, poisson et fruits de mer, matières grasses, produits sucrés, sel, eau, autres.
Format : Text
Nom du champ : Classification Comptable
Description : Indiquez si cela relève des Dépenses Fixes, Dépenses Variables, Salaires du Personnel, Coûts de Maintenance des Machines, Frais Bancaires, Impôts, Assurances, Abonnements ou Taxes Locales.
Format : Text
Nom du champ : Code Aéroport
Description : Fournissez le code ICAO de l’aéroport concerné.
Format : Text
Nom : Résumé des Conditions de Transfert de Bail
Description : Résumez en environ 20 mots les conditions dans lesquelles le bail peut être transféré à un tiers, le cas échéant
.
Format : Text
Un conseil final
L’IA déteste le vide : La plupart des modèles d’IA préfèrent donner une réponse plutôt que rien. Pour que l’outil ne réponde rien, par exemple en ignorant les lignes d’une page annexe, il est préférable de lui demander de “Répondre ‘Annexe’” plutôt que de dire “Ne pas retourner les lignes des pages annexes”.
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